Guia para uma Reunião Perfeita (estudo)

Reunião

Reuniões são muitas vezes vistas como um mal necessário. Colocar o time para atualizar as políticas da empresa, fazer uma apresentação para um cliente, ouvir os novos planos de um fornecedor ou costurar uma nova parceria são ótimos motivos para uma reunião, porém seu sucesso dependerá de algumas variáveis.

Não faltam guias e listas de elementos para a reunião perfeita, então relacionamos aqui uma contribuição com informações de fontes variadas e da nossa experiência pessoal.

1) Planejamento é essencial

Não adianta fugir, uma boa e proveitosa reunião requer planejamento. O objetivo da reunião deve ser o centro das atenções, e deve se restringir o gasto de tempo em outros assuntos.

Após uma quebra de gelo inicial, deve-se ajustar o foco e deixar as amenidades para o final da reunião ou para a hora do cafezinho.
Lembre-se sempre que boas reuniões são fruto de uma prévia preparação. Uma pauta para a reunião deve ser elaborada, deve ser informada a todos os participantes e cumprida. Isso vai te ajudar a ser mais conciso e não correr o risco de não conseguir abordar todos os pontos necessários.
2) Seleção dos participantes

Só as pessoas diretamente envolvidas com as decisões da reunião devem estar presentes. Respeite o tempo de todos e convide apenas as pessoas que farão diferença no assunto a ser tratado ou que tenham alguma ligação direta com a solução proposta.
3) Gerenciamento de tempo
O tempo deve ser restrito e utilizado com sabedoria, e preferencialmente controlado por um colaborador. Tempo exagerado leva à demora do término da reunião e à perda do foco. A limitação de tempo pode servir de motivação para a concentração. Pontualidade no horário de início e de encerramento é imprescindível.
Reuniões que simplesmente comunicam decisões já tomadas podem ser facilmente substituídas por um email. Evite o desperdício de tempo dos participantes e o seu também sabendo priorizar os assuntos e se realmente os mesmos precisam ser tratados presencialmente.
4) Ata da Reunião

Uma ata da reunião registra as decisões tomadas, os próximos passos e os responsáveis por eles, além dos prazos a serem cumpridos. Uma pessoa deve ser escolhida para esta função antes da reunião.
Com a ata da reunião o colaborador pode deixar todos cientes do que foi conversado, inclusive aqueles que por algum motivo não puderam comparecer mas possuem tarefas relacionadas ao assunto. Compartilhe a ata da reunião via email para todos os participantes, dessa forma a comunicação e os próximos encontros serão mais produtivos.
5) Local da reunião
O local da reunião é uma questão essencial. Este deve ter todas as facilidades para uma apresentação, uma videoconferência, além de elementos básicos como wi-fi, boas cadeiras e iluminação adequada.
Papel, lápis e canetas devem estar disponíveis para todos os participantes, assim como água e café, que são um conforto básico e uma ajuda na hora de deixar o time alerta.
Lugares descontraídos podem ser ótimos para os processos criativos, mas na hora de tomar decisões um lugar privativo ajuda para que todo mundo esteja bem focado.
Uma sala de reunião clássica deve ter televisão, retroprojetor, wifi de alta velocidade e café liberado para todos.
Se a reunião for do tipo workshop com dinâmicas de grupo, isso requer um ambiente mais descontraído, uma sala mais ampla com diferentes tipos de mesa, televisão, retroprojetor, wifi de alta velocidade, buffet básico e café liberado para todos.